Comunicarse para colaborar: cinco pasos para promover comunicaciones inclusivas sobre agua, saneamiento e higiene

Por Alec Shannon, estratega de contenido de Agenda for Change

Me uní a Agenda for Change en 2019 como estratega de contenido con el objetivo de seleccionar, traducir y compartir conocimientos entre nuestra membresía y con audiencias externas.[1]. Esto incluyó ayudar a la colaboración para apoyar e influir en audiencias que abarcan razas, géneros, idiomas y regiones del mundo, que incluyen:

• Nuestros miembros (14 organizaciones, en su mayoría sin fines de lucro, variados en tamaño y recursos)
• Organizaciones de desarrollo que trabajan en WASH y otros campos relacionados
• Representantes gubernamentales
• Organizaciones de financiación y financiación

Apoyar a diversas audiencias requiere traducir, editar y simplificar el contenido para que se entienda en diferentes niveles de conocimiento, estilos de aprendizaje, normas culturales e idiomas, ¡lo cual no es una tarea fácil! Cuando comencé a investigar cómo comenzar este viaje hacia la inclusión global, descubrí que había poca información disponible de nuestros pares en el campo WASH. Por lo tanto, he buscado inspiración en otras organizaciones, tanto sin fines de lucro como con fines de lucro, y he experimentado un poco con diferentes métodos para descubrir qué funciona y qué necesita funcionar. Para ayudar a otros, he recopilado algunos pasos prácticos que tomamos en nuestro viaje.

Paso 1: determinar nuestro punto de partida

Antes de que pudiéramos embarcarnos en nuestro viaje para ser más inclusivos en nuestras comunicaciones, necesitábamos entender por dónde estábamos comenzando. Cuando me uní a Agenda for Change, tuvimos una variedad de actividades formales de intercambio de conocimientos. Cada uno tenía beneficios, pero como estamos hablando de inclusión, destaco algunas de las limitaciones:

Eventos paralelos a la conferencia	La asistencia es exclusiva para aquellos que pueden obtener visas fácilmente o pagar las costosas tarifas de asistencia y los costos de viaje. En gran parte solo en inglés.
Cabinas de conferencias	¡Tanto papel para llevar a casa! Y no hay forma de que podamos rastrear quién recoge qué. Terminología inconsistente en diferentes productos. Solo inglés.
Informes escritos, resúmenes, manuales, etc.	Informes largos (30 o más páginas), lenguaje técnico, muchas siglas. Muy poco contenido gráfico para dividir el texto. Solo inglés.
Sitio web	No bien organizado o robusto; mensajería desactualizada. No hay forma de que podamos rastrear en qué páginas hicieron clic las personas o qué informes se descargaron. Solo inglés.
Boletines / listas de correo	No hay una lista de correo coherente (varias hojas de cálculo de Excel). Solo inglés.
Medios de comunicación social	Solo una cuenta (Facebook). No se actualiza con regularidad, pocos seguidores. Solo inglés.

Paso 2: Haga que el mensaje resalte y se adhiera.

Juntos, nuestros miembros tienen miles de empleados e incluso más partes interesadas en todo el mundo. Nos hemos dado cuenta de que muchos de los El personal de nuestras organizaciones miembro no estaba familiarizado con Agenda for Change y las oportunidades disponibles para aprender y compartir su trabajo entre ellos. Además, nuestros miembros y otros estaban confundidos acerca de cómo Agenda for Change es diferente de las redes y alianzas globales y locales similares.

Marca. Un primer paso fue proporcionar cierta coherencia en la forma en que los miembros usan el nombre de la marca, el logotipo, las fuentes, los colores y la voz de la colaboración, con la orientación de nuestro Grupo de Trabajo de Gestión del Conocimiento y Comunicaciones y la ayuda de un consultor de marca. Después de cinco años, también llegó el momento de actualizar nuestro logotipo. Un nuevo paquete de marca (de 2900 a 3300 USD) incluye un texto recomendado para que los miembros expliquen quiénes somos, qué hacemos y cómo lo hacemos. Nuestro nuevo logotipo (abajo, derecha) agrega algunas imágenes y colores de sistemas. Los símbolos delta (formas triangulares) representan cambios, y los colores del "semáforo" reflejan una evaluación de la fuerza de los sistemas nacionales.

Nuestro nuevo logo (derecha) agrega algo de color y claridad a lo que hacemos

Sitio web. Una vez que terminamos con nuestra marca, pudimos comenzar a trabajar en un sitio web actualizado (desde 7.500 a 11.300 USD para la configuración completa, sin incluir complementos ni diseño gráfico adicional). Con esta actualización del sitio web, continuamos profesionalizando nuestra presencia en línea y facilitamos que las personas encuentren información sobre:

• Quiénes somos y que hacemos
• ¿Qué es el fortalecimiento de los sistemas WASH y por qué es importante?
• ¿Quiénes son nuestros miembros y dónde trabajan en el fortalecimiento de los sistemas WASH?
• Aspectos destacados de las actividades, la colaboración y la evidencia de fortalecimiento de sistemas a nivel de país (el "cómo")
• Recursos y herramientas

Capturas de pantalla de nuestro sitio web actualizado

Paso 3: descolonizar el contenido

Dado que la mayoría del personal de nuestras organizaciones miembro se encuentra en América Latina, Europa y África Occidental, comenzamos a ofrecer contenido y eventos en francés y español, además del inglés.

• Contratamos consultores para traducir nuestros principales documentos y presentaciones de políticas al inglés, francés y español, y los pusimos a disposición en nuestro sitio web. Los costos de traducción varían de 0.08 a 0.12 USD por palabra. Inicialmente confiamos en nuestros colegas para recomendar traductores, aunque también usamos Upwork con éxito para trabajos rápidos.
• Agregamos botones a nuestra página de inicio que permiten a los lectores traducir rápidamente cualquier página al inglés, francés o español. Usamos un complemento de WordPress llamado TranslatePress (79 USD por año), que puede vincularse con Google Translate (hasta 10 USD por mes) o DeepL (alrededor de 18 USD por mes).

Los botones de traducción son fáciles de encontrar en la esquina superior derecha de nuestra página de inicio.

• En la mayoría de nuestros correos electrónicos globales, incluimos instrucciones en la parte superior en francés y español sobre cómo ver el texto en un navegador separado (usando DeepL). Para los boletines, MailChimp ofrece traducción en aproximadamente 50 idiomas usando su visor en el navegador web. Ambos son de uso gratuito.
• Los seminarios web y las presentaciones de Agenda for Change que se grabaron en Zoom u otras plataformas en línea ahora incluyen subtítulos (subtítulos) en inglés, francés y español. Los subtítulos se agregan durante el proceso de edición de video a un costo de 350 USD por día por video, y la traducción de subtítulos cuesta entre 0.10 - 0.12 USD por palabra.

Paso 4: invitar, innovar e interpretar

Debido a COVID-19, cancelamos un evento de aprendizaje en persona planeado para mayo de 2020; en su lugar, creamos una serie de eventos en línea. Si bien inicialmente nos preocupaba perdernos el aprendizaje cara a cara, el lado positivo era que podíamos ampliar los oradores y la audiencia para incluir a personas que podrían no sentirse cómodas presentando en inglés, o que normalmente no tendrían el tiempo o el presupuesto para asistir a un evento en Londres. Los costos relativamente bajos también nos brindaron la oportunidad de ayudar a los miembros a aprender unos de otros de manera creativa.

• Para toda la serie, contratamos a un facilitador para que asesorara a nuestros oradores en el desarrollo de presentaciones en video de 10 a 15 minutos en el idioma de su elección. Esta facilitación cuesta entre 300 y 700 USD por día. Se pudieron realizar grabaciones de buena calidad con Skype, Google y Zoom, incluso en lugares con poca o limitada conectividad a Internet. Hacer que estas presentaciones de video estuvieran disponibles con anticipación permitió más tiempo para la discusión durante el seminario web en vivo (y también evitamos posibles problemas de conexión el mismo día).
• Contratamos intérpretes para que las personas pudieran hablar y escuchar en inglés, francés o español. La plataforma de seminarios web Zoom tiene una función de interpretación que permite a los espectadores seleccionar un canal de idioma. Pagamos entre 360 y 400 USD por intérprete por seminario web; esto incluyó su tiempo para un seminario web de prueba de 1 hora (¡muy recomendable!), 1 hora y 15 minutos de interpretación en vivo durante el seminario web y cualquier reflexión sobre el proceso y la logística posterior.
• Para los dos primeros eventos, las presentaciones de video fueron como lo que vería en una conferencia técnica: diapositivas de PowerPoint. Cuando llegamos al tercer evento, nuestra facilitadora había animado a los oradores a tener una conversación interesante con ella sin necesidad de depender de las diapositivas. Este formato también tiene beneficios adicionales para la accesibilidad y la inclusión, ya que las diapositivas de PowerPoint rara vez se traducen.

Nuestro intercambio de aprendizaje en línea de tres partes contó con oradores de 10 países

• Cuando supimos que la Semana Mundial del Agua de Estocolmo iba a ser un evento en línea, sabíamos que necesitábamos tiempo para aprender, pero también formas de establecer contactos, que sé que es la parte favorita de muchas personas de ir a Estocolmo. Para permitir la participación en horarios convenientes, nosotros y nuestros compañeros organizadores co-creamos tres eventos en tres zonas horarias: Nueva York, Estocolmo y Sydney. Estos fueron sorprendentemente populares: más de 600 personas de 75 países se registraron para asistir (en comparación con los 80 asistentes durante un evento en persona similar en Estocolmo en 2019).

Paso 5: suaviza el camino para compartir

Nuestros miembros están comprometidos con un cambio real y duradero, pero seamos sinceros, este trabajo es agotador y es difícil hacer algo más. Con eso en mente, estamos cambiando nuestros métodos sobre cómo recopilamos el conocimiento de los expertos.

¡Habla antes que las plantillas! Lo siento, no lo siento: completar una plantilla que no se ajusta a la forma en que escribe o cree que es una molestia. En lugar de rogarle a la gente que complete un esquema (o hojas de cálculo, para el caso), he descubierto que realizar entrevistas cortas con un conjunto de preguntas predeterminadas era más fácil de coordinar y proporcionaba información más rica. Además, fue una gran oportunidad para mí de entablar relaciones con nuestros miembros y aprender más sobre su trabajo.

Es más fácil criticar que crear. Por lo general, es mucho más fácil encontrar información nosotros mismos y luego pedir a nuestros colegas que corrijan o llenen los vacíos. Por ejemplo, creamos un documento de Google para actualizaciones de países basados en información que ya teníamos o que podíamos encontrar fácilmente. Todos los miembros tienen acceso a esto, y les recordamos de vez en cuando que agreguen actualizaciones y enlaces a recursos relacionados. ¡Este proceso ayudó a darnos cuenta de que nuestros miembros están fortaleciendo los sistemas en más de 40 países!

La tecnología ahorra tiempo. Como se señaló anteriormente, en lugar de pedirles a las personas que escriban sus propios blogs o resúmenes, a menudo realizo entrevistas breves con el personal de los miembros para compartir sus lecciones específicas de cada país. Grabo estas entrevistas a través de Zoom y uso Temi para transcribir el audio rápidamente en un documento de Word; esto generalmente cuesta alrededor de 10 USD por una entrevista de 30 minutos. Luego, edito las entrevistas en un breve blog de preguntas y respuestas, que también puede incluir videos, informes o sitios web relevantes con más detalles. Desde que comencé este proceso, he realizado 13 entrevistas con miembros de 10 países y he aprendido mucho sobre su trabajo en el proceso.

La plantilla de la izquierda es la base para un blog de entrevistas y la de la derecha es un producto terminado.

¿Palabras maravillosas o palabras llenas de maravillas? Nuestras audiencias tienen varios niveles de comprensión sobre qué es el fortalecimiento de los sistemas WASH, en qué se diferencia de los enfoques WASH “tradicionales” y por qué es importante. Para empezar, compilamos un glosario de términos de sistemas WASH de Agenda for Change, nuestros miembros y otros líderes de sistemas WASH (ahora en nuestro sitio web en inglés, francés y español).

Nuestro viaje continúa ...

Mirando nuestro progreso, ¡no hay duda de que cambiar nuestras comunicaciones ha valido la pena! Durante los últimos nueve meses, tuvimos cerca de 900 participantes de 78 países registrados para asistir a nuestros eventos. Además, este enfoque nos ha permitido atraer nuevos representantes de miembros e integrarlos en nuestras plataformas de suscripción, y nuestros seguidores y la participación en los canales de las redes sociales han seguido creciendo. Algunos de nuestros miembros me preguntan cómo podrían incorporar algunos de estos pasos en sus propios productos o eventos de comunicación. Eso fue parte de mi inspiración para compartir estos pasos: Espero que estos puedan servir como una hoja de ruta para otras organizaciones como la nuestra que buscan hacer un cambio pero que quizás no sepan por dónde empezar.

¿Interesado en aprender más? Estén atentos a la Parte 2 para descubrir lo que hemos aprendido a lo largo del camino, cómo hemos incorporado comentarios y cómo planeamos seguir mejorando.

 

[1] Tuve la suerte de contar con el apoyo y la orientación de los expertos en comunicaciones de WASH de nuestro Grupo de Trabajo de Gestión del Conocimiento y Comunicaciones. Antes de mi llegada, habían hecho gran parte del trabajo para poner en marcha la colaboración, incluido el desarrollo de nuestro sitio web y una estrategia de gestión del conocimiento, entre otros documentos de orientación.