Une collaboration efficace ne peut se faire sans tenir compte de l'inclusivité. Chez Agenda for Change, nous avons réalisé que changer les systèmes et influencer le secteur de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène (WASH) nécessitera une communication différente. Vous trouverez ci-dessous cinq étapes de notre parcours pour faire progresser des communications WASH efficaces et inclusives.
Volodymyr Hryshchenko (Unsplash)
Par Alec Shannon, stratège de contenu chez Agenda for Change
J'ai rejoint Agenda for Change en 2019 en tant que stratège de contenu dans le but de conserver, traduire et partager des connaissances parmi nos membres et avec des publics externes.[1]. Cela incluait d'aider la collaboration à soutenir et à influencer des publics couvrant les races, les sexes, les langues et les régions du monde, notamment:
- Nos membres (14 organisations, pour la plupart à but non lucratif, de taille et de ressources variées)
- Organisations de développement travaillant sur WASH et d'autres domaines connexes
- Représentants du gouvernement
- Organismes de financement et de financement
Pour soutenir des publics diversifiés, il faut traduire, éditer et simplifier le contenu pour être compris à différents niveaux de connaissances, styles d'apprentissage, normes culturelles et langues - ce qui n'est pas une mince affaire! Lorsque j'ai commencé à chercher comment commencer ce voyage vers l'inclusion mondiale, j'ai trouvé qu'il y avait peu d'informations facilement disponibles auprès de nos pairs dans le domaine WASH. J'ai donc cherché l'inspiration auprès d'autres organisations, à la fois à but non lucratif et à but lucratif, et j'ai expérimenté différentes méthodes pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui doit encore fonctionner. Pour aider les autres, j'ai compilé quelques étapes pratiques que nous avons prises au cours de notre voyage.
Étape 1: Déterminer notre point de départ
Avant de pouvoir entreprendre notre voyage pour être plus inclusif dans nos communications, nous devions comprendre d'où nous partions. Lorsque j'ai rejoint Agenda for Change, nous avons eu une variété d'activités formelles de partage des connaissances. Chacun avait des avantages, mais puisque nous parlons d'inclusion, je souligne certaines des limites:
Étape 2: Faites ressortir le message - et tenez-vous-en!
Ensemble, nos membres comptent des milliers d'employés et encore plus de parties prenantes à travers le monde. Nous en sommes venus à réaliser de nombreux le personnel de nos organisations membres ne connaissait pas l'Agenda pour le changement et les opportunités disponibles pour apprendre et partager leur travail les uns avec les autres. De plus, nos membres et d'autres étaient confus sur la façon dont l'Agenda pour le changement est différent des réseaux et alliances mondiaux et locaux similaires.
L'image de marque. Une première étape consistait à assurer une certaine cohérence dans la façon dont les membres utilisent le nom de la marque, le logo, les polices, les couleurs et la voix de la collaboration, avec les conseils de notre groupe de travail sur les communications et la gestion des connaissances et l'aide d'un consultant en stratégie de marque. Après cinq ans, il était également temps de mettre à jour notre logo. Un nouveau package de branding (2 900 à 3 300 USD) comprend un texte recommandé aux membres pour expliquer qui nous sommes, ce que nous faisons et comment nous le faisons. Notre nouveau logo (ci-dessous, à droite) ajoute des images et des couleurs système. Les symboles delta (formes triangulaires) illustrent le changement et les couleurs des «feux de signalisation» reflètent une évaluation de la force des systèmes nationaux.
Notre nouveau logo (à droite) ajoute de la couleur et de la clarté à ce que nous faisons
Site Internet. Une fois que nous avons fini avec notre image de marque, nous avons pu commencer à travailler sur un site Web mis à jour (allant de 7500 à 11300 USD pour une configuration complète, sans compter les plug-ins ou la conception graphique supplémentaire). Avec cette mise à jour du site Web, nous continuons à professionnaliser notre présence en ligne et à faciliter la recherche d'informations sur:
- Qui sommes-nous et ce que nous faisons
- Qu'est-ce que le renforcement des systèmes WASH et pourquoi est-ce important?
- Qui sont nos membres et où travaillent-ils sur le renforcement des systèmes WASH?
- Points saillants des activités de renforcement des systèmes au niveau des pays, de la collaboration et des données factuelles (le «comment»)
- Ressources et outils
Captures d'écran de notre site Web mis à jour
Étape 3: décoloniser le contenu
Étant donné que la plupart des employés de nos organisations membres se trouvent en Amérique latine, en Europe et en Afrique de l'Ouest, nous avons commencé à proposer du contenu et des événements en français et en espagnol, en plus de l'anglais.
- Nous avons embauché des consultants pour traduire nos principaux documents de politique et présentations en anglais, français et espagnol, et les avons rendus disponibles sur notre site Web. Les frais de traduction varient de 0,08 à 0,12 USD par mot. Nous nous sommes initialement appuyés sur nos collègues pour recommander des traducteurs, mais nous avons également utilisé avec succès Upwork pour des travaux rapides.
- Nous avons ajouté des boutons à notre page d'accueil qui permettent aux lecteurs de traduire rapidement n'importe quelle page en anglais, français ou espagnol. Nous avons utilisé un plug-in WordPress appelé TranslatePress (79 USD par an), qui peut être lié à Google Translate (jusqu'à 10 USD par mois), ou DeepL (environ 18 USD par mois).
Les boutons de traduction sont faciles à trouver dans le coin supérieur droit de notre page d'accueil
- Dans la plupart de nos e-mails mondiaux, nous incluons des instructions en haut en français et en espagnol pour savoir comment afficher le texte dans un navigateur séparé (en utilisant DeepL). Pour les newsletters, MailChimp propose une traduction dans environ 50 langues en utilisant leur visionneuse dans le navigateur Web. Les deux sont gratuits.
- Les webinaires et présentations de l'Agenda pour le changement qui ont été enregistrés dans Zoom ou sur d'autres plates-formes en ligne incluent désormais des sous-titres (sous-titres codés) en anglais, français et espagnol. Les sous-titres sont ajoutés pendant le processus de montage vidéo au coût de 350 USD par jour et par vidéo, et la traduction des sous-titres coûte entre 0,10 et 0,12 USD par mot.
Étape 4: Invitez, innovez et interprétez
En raison du COVID-19, nous avons annulé un événement d'apprentissage en personne prévu pour mai 2020; au lieu de cela, nous avons créé une série d'événements en ligne. Alors que nous étions initialement inquiets de manquer l'apprentissage en face à face, le bon côté était que nous pouvions élargir le nombre de conférenciers et d'audience pour inclure des personnes qui pourraient ne pas être à l'aise pour présenter en anglais, ou qui n'auraient normalement pas le temps ou le budget pour assister à un événement à Londres. Les coûts relativement bas nous ont également permis d'aider les membres à apprendre les uns des autres de manière créative.
- Pour toute la série, nous avons embauché un animateur pour encadrer nos conférenciers afin qu'ils développent des présentations vidéo de 10 à 15 minutes dans la langue de leur choix. Cette facilitation coûte entre 300 et 700 USD par jour. Des enregistrements de bonne qualité ont été possibles avec Skype, Google et Zoom, même dans des endroits où la connectivité Internet est faible ou limitée. Rendre ces présentations vidéo disponibles à l'avance a laissé plus de temps pour la discussion pendant le webinaire en direct (et nous avons évité les problèmes de connexion potentiels le jour même).
- Nous avons embauché des interprètes pour que les gens puissent parler et écouter en anglais, français ou espagnol. La plate-forme de webinaire Zoom a une fonction d'interprétation qui permet aux téléspectateurs de sélectionner un canal de langue. Nous avons payé 360 - 400 USD par interprète et par webinaire; cela comprenait leur temps pour un webinaire de test d'une heure (fortement recommandé!), 1 heure et 15 minutes d'interprétation en direct pendant le webinaire, et toute réflexion sur le processus et la logistique par la suite.
- Pour les deux premiers événements, les présentations vidéo ressemblaient à ce que vous verriez lors d'une conférence technique: des diapositives PowerPoint. Au moment où nous avons atteint le troisième événement, notre animatrice avait encouragé les orateurs à avoir une conversation engageante avec elle sans avoir besoin de se fier aux diapositives. Ce format présente également des avantages supplémentaires pour l'accessibilité et l'inclusion, car les diapositives PowerPoint sont rarement traduites.
Notre échange d'apprentissage en ligne en trois parties a présenté des conférenciers de 10 pays
- Au moment où nous avons appris que la Semaine mondiale de l'eau de Stockholm allait être un événement en ligne, nous savions que nous devions fournir du temps pour apprendre, mais aussi des moyens de réseautage - ce que je sais est la partie préférée de beaucoup de gens pour aller à Stockholm. Pour permettre la participation à des moments opportuns, nous et nos collègues organisateurs avons co-créé trois événements dans trois fuseaux horaires: New York, Stockholm et Sydney. Celles-ci étaient étonnamment populaires - plus de 600 personnes de 75 pays se sont inscrites pour y assister (contre 80 participants lors d'un événement similaire en personne à Stockholm en 2019).
Étape 5: Aplanissez le chemin du partage
Nos membres sont engagés dans un changement réel et durable, mais avouons-le, ce travail est épuisant et il est difficile de faire quoi que ce soit de plus. Dans cet esprit, nous modifions nos méthodes de collecte des connaissances des experts.
Parlez avant les modèles! Désolé, pas désolé: remplir un modèle qui ne correspond pas à votre façon d'écrire ou de penser est pénible. Plutôt que de prier les gens de remplir un plan (ou des feuilles de calcul, d'ailleurs), j'ai constaté qu'il était plus facile de coordonner de courts entretiens avec un ensemble de questions prédéterminées et de fournir des informations plus riches. De plus, ce fut une excellente occasion pour moi de nouer des relations avec nos membres et d'en apprendre davantage sur leur travail.
Il est plus facile de critiquer que de créer. Il est généralement beaucoup plus facile de trouver des informations nous-mêmes et de demander ensuite à nos collègues de corriger ou de combler les lacunes. Par exemple, nous avons créé un document Google pour les mises à jour des pays sur la base d'informations que nous possédions déjà ou que nous pourrions facilement trouver. Tous les membres y ont accès et nous leur rappelons de temps en temps d'ajouter des mises à jour et des liens vers des ressources associées. Ce processus a aidé à réaliser que nos membres renforcent leurs systèmes dans plus de 40 pays!
La technologie fait gagner du temps. Comme indiqué ci-dessus, au lieu de demander aux gens d'écrire leurs propres blogs ou mémoires, je mène souvent de brefs entretiens avec les membres du personnel pour partager leurs leçons spécifiques à leur pays. J'enregistre ces entretiens via Zoom et j'utilise Temi pour transcrire rapidement l'audio dans un document Word - cela coûte généralement environ 10 USD pour une interview de 30 minutes. Ensuite, je modifie les entretiens dans un court blog de questions et réponses, qui peut également présenter des vidéos, des rapports ou des sites Web pertinents avec plus de détails. Depuis le début de ce processus, j'ai mené 13 entretiens avec des membres de 10 pays et j'ai beaucoup appris sur leur travail au cours du processus.
Le modèle à gauche est la base d'un blog d'entretien et à droite un produit fini
Des mots merveilleux ou des mots pleins d'émerveillement? Nos publics ont différents niveaux de compréhension de ce qu'est le renforcement des systèmes WASH, en quoi il est différent des approches WASH «traditionnelles» et pourquoi c'est important. Pour commencer, nous avons compilé un glossaire des termes des systèmes WASH d'Agenda for Change, de nos membres et d'autres leaders des systèmes WASH (maintenant sur notre site Web en anglais, français et espagnol).
Notre voyage continue…
Au vu de nos progrès, il ne fait aucun doute que changer nos communications a porté ses fruits! Au cours des neuf derniers mois, près de 900 participants de 78 pays se sont inscrits pour assister à nos événements. De plus, cette approche nous a permis d'attirer de nouveaux représentants membres et de les intégrer à nos plateformes d'abonnement, et nos abonnés et notre engagement sur les réseaux sociaux ont continué de croître. Certains de nos membres me demandent comment ils pourraient intégrer certaines de ces étapes dans leurs propres produits ou événements de communication. Cela faisait partie de mon inspiration pour partager ces étapes: j'espère que celles-ci pourront servir de feuille de route pour d'autres organisations comme la nôtre qui cherchent à changer de cap mais ne savent peut-être pas par où commencer.
Vous souhaitez en savoir plus? Restez à l'écoute pour la partie 2 pour découvrir ce que nous avons appris en cours de route, comment nous avons intégré les commentaires et comment nous prévoyons de continuer à nous améliorer.
[1] J'ai eu la chance de bénéficier du soutien et des conseils d'experts en communication WASH de notre groupe de travail sur les communications et la gestion des connaissances. Avant mon arrivée, ils avaient fait une grande partie du travail pour mettre en place la collaboration, y compris le développement de notre site Web et d'une stratégie de gestion des connaissances, entre autres documents d'orientation.
Alec Shannon (elle / elle) est stratège de contenu chez Agenda for Change où elle soutient la mission de la collaboration à travers la planification, la conservation, la traduction et la distribution de preuves entre les membres et les autres acteurs du système. Elle travaille dans le secteur WASH depuis plus de 7 ans et a fourni des conseils programmatiques, une assistance technique et un soutien en communication pour les projets WASH, de santé menstruelle et d'assainissement total menés par la communauté tout au long de sa carrière. Elle se passionne pour faire bouger les choses dans le développement et trouver de nouvelles méthodes de travail créatives et inclusives.